Alika (rikki_t_tavi) wrote,
Alika
rikki_t_tavi

Categories:

Новая статья в Космо: Бег по инстанциям

А еще я вам скажу вот что:) Этот самый текст про прокрастинаторов, частично без спросу процитированный в Космо, привел меня саму туда - и я к этому моменту написала туда уже пять статей.

В текущем номере новая, про дела скучные, но нужные - как ходить по инстанциям и собирать разные документы. Под катом полный текст, без сокращений, сделанных в журнале.



Вы можете льстить себе, что ничем не скованы, но время от времени всем приходится погружаться в мир дверей, очередей, правил и заявлений. Нам бывает нужно оформить документы. Встречи с документными организациями могут быть однодневными или занимать месяцы ходьбы по коридорам, вам может понадобиться только одна дверь или вы разыграете сложную многоходовую операцию с посещением самых разнообразных организаций. Оформляете ли вы визу, продаете ли квартиру, устраиваете ли ребенка в детский сад - впереди у вас пугающие столоначальники и ненавистные очереди.

Вы уже стонете заранее? Я это проходила. В смысле, коридоры, а не страдания. С кучей переездов, продаж и покупок жилья, смены вереницы паспортов и постоянным участием во всех операциях несовершеннолетнего ребенка - на посещение присутственных мест начинаешь смотреть как на неизбежную работу.

Как же облегчить и оптимизировать эти походы?

Во-первых, смиритесь с их необходимостью. Если вас каждый раз будет возмущать очередное требование или приводить в негодование нужность еще одной бумаги, вы не ускорите оформления дела, вы только поддержите себя в ощущении своей несчастности. Посмотрите на предстоящие вам дела как на работу, на которую вы временно устроились. Нужно ходить на нее ежедневно и продолжать делать то, что не доделали вчера. Просто делать и доделывать, не прикладывая к этому лишних нервов и художественных жалоб.

Представим, что вам нужно обойти много мест и совершить множество последовательных или параллельных шагов. С чего начать?
Если вы работаете, лучше всего освободить себе какое-то время только для этого - взять свободные дни, потратить часть отпуска, не брать срочных заданий на это время.

Время собирать сумку

Подготовимся к походу. Унылость официальных коридоров и неопределенность стоящих задач вовсе не означают, что вокруг вас должно быть все унылым. Купите себе красивый прочный блокнот, размером в ежедневник, помещающийся в сумку. Когда передо мною всала задача месячного очередного хождения с бумагами, я радостно провела под это дело покупку неописуемой красоты блокнота с тиснеными золотом яркими котами на обложке и магнитным клапаном. Для обычных ежедневных дел он был мне слишком недешев, но мне предстояла сложная задача, и я должна была ее подсластить

Впрочем подойдет любой прочный и приятный глазу вашему блокнот. В этот блокнот, а не на бумажки, огрызки и собственную ладонь вы будете записывать все, что относится к вашему делу.

Вторая необходимая вещь - твердая папка с кольцами. Опять же пойдет любая, но если вы хотите морально себя подержать и чувствовать везде лучше, возьмите папку красивую, не обтрепанную и приятную вам. В папку нужно будет вставить кучу пластиковых карманов для бумаг. А в эти карманы аккуратно разложить ваши листовые документы - все свидетельства о рождении, браках, разводах, сменах фамилии, усыновлениях, решениях суда, свидетельства о покупках, выписки из трудовой книжки, справки о несудимости, справки об уплатах и доходах. ( В самых сложных случаях вам потребуется все это, в более простых - только часть документов).

В отдельный кармашек положите запас документных фото разного размера. Никогда не знаешь, где их потребуют. И отдельный файл с листами чистой бумаги. Во многих местах требуется написать заявление, но бумагу для этого вполне вероятно могут не предоставить. К тому же вы сможете выручить кого-то несчастного в очереди.

Подумайте, как вы будете носить документы небольшого размера в жестких корочках - вроде паспортов, дипломов и трудовых книжек, если они у вас на руках. У меня для этих целей была небольшая плоская сумочка, застегивающаяся на молнию. Не вкладывайте их в пластиковые карманы - одно неосторожное движение - и ваши дипломы веером разлетятся под ноги . Можете вставить в папку специальный прозрачный карман-конверт, с закрывающимся клапаном. В самом крайнем случае открытый верх кармана-файла для бумаг можно закрыть канцелярскими скрепками. Вам могут пригодиться и такие вещи как небольшие ножницы, клеевой карандаш и компактный степлер.


Поехали!
До первого выхода из дома сядьте со своим красивым блокнотом и наметьте примерный список мест, в которые вам нужно сходить. Отведите на каждое место по страничке. Этот список еще будет меняться и увеличиваться ( или, к вашему облегчению, уменьшаться).

Теперь время интернета и телефона. Поищите все, что можете, о местонахождении, режиме работы и требуемых документах. Записывайте всю найденную информацию на соответствующей странице. На данном этапе важнее всего найти адрес и телефон. Смело можете звонить и спрашивать про режим работы - меньше придется ходить впустую. Что касается документов, тут правило простое - самые точные сведения и самые последние требования расположены не в интернете, а на двери нужного кабинета. Поэтому полевая экскурсия неотвратима.

Пора нанести визит лично. Приходите в рабочее время, но будьте готовы к тому, что в первый раз вам не удастся попасть в заветный кабинет. Прочтите все требования, перепишите все списки необходимых документов - в отличие от остальных мучеников, у вас наготове удобный блокнот и куча пишущих ручек. Прочтите информацию по соседству - вполне возможно, ваш случай относится к другому кабинету и другому набору. Сделайте все, что возможно на данный момент в этом месте. Запишитесь на прием, если нужно, найдите даму, выдающую бланки, сфотографируйтесь, заполните квитанции об оплате.

Вы должны выйти из любого места хотя бы с наполовину сделанным делом, списком мест и задач до следующего посещения и намеченным временем этого самого следующего посещения. Не забудьте записывать сроки, в которые что-то делается! Держу пари, на пятом вы начнете путаться.

Если у вас образовалось окно между офисными местами, займитесь своей папкой. Вам понадобятся ксерокопии практически каждого документа. Обидно отстоять очередь и услышать - идите сделайте копию, мы тут не делаем и где по соседству делают, не знаем.
Сделайте как минимум три копии всех документов и сложите в тот же кармашек-файл позади основного документа. На всякий случай сделайте и копии первых страниц паспортов.

Не забудьте хорошо себя покормить. Офисные часы долги, унылы и голодны. В сумочке с собой непременно носите бутылку воды, носовые платки и что-то съедобное ( фрукт, шоколад, калорийные плитки, любимые леденцы)


Посмотрим на первые результаты
К вечеру подведите итоги, просмотрите свои записи. Что из требований у этого окна вы успели сделать, что вам еще нужно добыть, сочинить или оформить? Напишите новые организации, разыщите все тот же набор для них: адрес, телефон и часы работы. Наметьте себе план на завтра. Я не шутила про работу. Дольше всего выходит у тех, кто после того, как не вышло с первого наскока, говорит себе - Ааах, они гады! Ну ладно, когда-нибудь еще соберусь. Как писал Михаил Веллер "Торопиться... означает делать медленные
движения без перерывов между ними."

Вы можете осмотреться кругом и обнаружить, что есть возможность что-то быстрее или легче - какие-то фирмы могут взять на себя оформление части документов, в офисах можно заплатить за срочность, и вам сделают быстрее. Если вас это устраивает - воспользуйтесь удобствами. Но сначала присмотритесь - действительно ли есть за что платить? Возможно, фирма только заполнит то, что все равно должны будете сообщать им вы, и отнесет туда, куда и вы легко можете отнести. Платите только за реальные для вас удобства.

Если же вы решили все делать самостоятельно, в течении первых двух дней вы уже должны были определиться, куда придется ходить и что подготавливать. Телефонные справочные - ваш лучший друг, и все сведения отправляются в рабочий блокнот. Кроме основных бюрократических мест не забудьте внести в блокнот адреса и телефоны фотографий, нотариальных бюро, сберкасс и заведений, где можно снять копии, расположенные поблизости от места, где вы будете оформлять бумаги.

Кто последний?
Очереди никто не любит. Но нет необходимости добавлять себе негативного настроя. Согласитесь с их неизбежностью и рассматривайте их как рабочий этап. Не относитесь к ним эмоционально!

Очереди всегда больше в начале и конце недели. Иногда в концу рабочего дня посетители рассасываются, и за 15 минут до закрытия в этих же коридорах, но пустых, вы сможете сделать больше, чем просидев весь день. Я говорю вам это не к тому, чтобы вы приходили везде в эти последние 15 минут - а чтобы, если вы очутились рядом с нужным местом и время практически конец дня, вы не махали рукой: " Да ну, что можно сделать за это время, лучше завтра с утра!" - а зашли и сделали хоть что-нибудь, что приблизит вас к результату.

Но если вам придется стоять в настоящей классической очереди, позаботьтесь, чтобы это время не пропало даром. Выясните, не теряя времени, как нужно занять эту очередь - записаться, оторвать специальный талончик, спросить, кто последний, организоваться в подочередь - и обеспечьте себе место. Несмотря на то, что все мы взрослые люди, обладающие даром речи, некоторые из нас просто молча прислоняются к стенке и стоят там, пока не обнаружат, что нигде не стоят в смысле очереди.

Хорошо стоим

А теперь, чем можно скрасить время ожидания.

1. Вы можете заняться организацией своеих документов и планов. Вот это самое раскладывание по прозрачным пакетам документов и копий. Если документов у вас много и в пролистывании их сложно опознать с одного взгляда, возьмите в очередь красный фломастер и нарезанные небольшие куски плотной бумаги. Надпишите крупными буквами название документа и чей он ( например, "Свид. о рождении мое плюс копии) и всуньте эту бирку под прозрачное покрытие в правый нижний угол. Тогда при пролистывании вы легко найдете любой нужный документ. А пока пишете, незаметно продвинется и очередь.

2. Можно заняться работой с блокнотом и телефоном. Обзванивайте нужные места, вносите полученные сведения, уточняйте свои планы и их порядок, обсуждайте продвижение с вашим агентом или родственниками. Добавочный бонус - в некоторые места можно будет и не ходить, вам удастся что-то сделать по телефону.

3. Если организационные дела переделаны, сложите заранее себе рабочий или развлекательный пакет. Вы можете заполнить бумаги, не имеющие отношения к этому делу, но давно требующие внимания - бланки, карточки, квитанции. В ежедневной жизни вы от этого отмахиваетесь, оставляя на потом, но в вынужденном бездельи очереди все эти дела пройдут незаметно и безболезненно. Даже заполнение телефонной и адресной книги значительно продвинется - будь она в наладоннике, телефоне или обычной бумажной. Главное, определите это заранее, до выходя из дома и сложите все необходимое для этих занятий с собой.

4. Вы можете заняться и своей непосредственной работой - писать тезисы к докладу, проверять контрольные, подбирать идеи, делать эскизы и накидывать схемы. Возьмете с собой небольшой кусок работы, которую можно делать порциями.

5. Можно устроить себе время на общение. Если у вас с собою телефон - позвоните родителям, друзьям, старым знакомым. Или возьмите с собою подругу и обсудите последние новости.

6. Развлекающие занятия должны непременно приносить удовольствие и быть компактными. Книги - это первое , что приходит на ум. Возьмите книгу легкую во всех отношениях - и весом и содержанием. Распечатайте себе тексты из интернета про то, что давно хотели просмотреть. Если у вас есть старые журналы, которые вы собирались выкинуть, вырвите из них страницы с историями, интересными вам советами или фактами и сложите в отдельный карман-файл в вашей папке. Через год все прочитанное уже счастливо забывается. Поэтому читать опять будет интересно. А главное удобно - вынул страничку-две из папки, прочел, полюбовался - и выкинул в мусор уходя.

7. Если вы занимаетесь творчеством или рукодельничаете, организуйте себе пакет с маленьким и компактным набором для работы. Если вы, например, вяжете, найдите узор для маленькой салфетки или игрушки и сложите с собою крючок и небольшой клубок пряжи. Работу должно быть легко вынуть, легко прервать в любой момент и она не должна требовать размашистых движений - это все требования. Если вы рисуете, нарежьте небольшие куски плотной бумаги и возьмите с собою пару гелевых ручек и цветных карандашей. Рисуйте, что вам придет в голову. Площади мало и у вас сразу будет получаться законченная картинка. Я обычно рисую маленькие картинки, которые потом становятся открытками в благодарность за что-то.

Большую часть всех необходимых для занятия времени вещей можно удобно устроить в отдельном конверте в той же вашей папке с документами. Она же предоставит вам твердую поверхность для любых удобных вам занятий.

С чадами и домочадцами
Если вам придется усложнить задачу и отправляться в такие места с детьми, сложите набор для выживания в очередях с детьми. Что любит ваш ребенок? Пакуйте это. Запишите для своего плеера несколько сказок или инсценировок и дайте ему слушать. Многие дети готовы слушать одно и то же бесконечно. Возьмите книжку для рассматривания. Но для этой цели не годятся книги с крупными картинками, а нужны, наоборот, книги с историями-комиксами. Пусть истории даже будут простенькими, но множество подробностей для рассматривания на каждом шагу сюжета могут занимать ребенка очень долго. Возьмите книгу для чтения - но тогда уж чтобы события и приключения там происходили на каждом шагу. Скоро и взрослые соседи начнут тянуть шеи, прислушиваясь. В самом крайнем случае у вас есть файл с набором чистой бумаги. Пара ручек или карандашей и вы можете играть со словами, картинками, дорисовывать каракули друг друга или рассказывать историю с одновременным рисованием предметов из нее. Дети без событий быстро начинают скучать, и меня всегда удивляет, что родителям в очередях, похоже, об этом никогда не говорили. Избавьте других людей от капризов и нытья своих детей, минимально подготовившись к походу.

Вас много, а я одна
Но вот наступил радостный миг и подошла ваша очередь у заветного окошка или двери. Вы, наверное, уже сто раз слышали рассказы про неласковость, раздраженность или невнимательность людей по ту сторону. Но смешная правда состоит в том, что вас действительно много, а она, действительно, одна. Любой из вас, кто работал с клиентами или имеет таких друзей, может порассказать массу историй о невероятно глупом поведении отдельных людей, о повторяющихся вопросах, об игнорировании того, что уже написано и разжевано. Одна моя знакомая, медсестра, рассказывала, что хотя на двери написано "Забор крови только из вены. Кровь из пальца в 412-м кабинете", находится с десяток человек в день, которые заглядывают и спрашивают: " А из пальца можно сдать?" и парочка, пытающихся всунуть ей загадочные баночки.

Поэтому поверьте, человеку перед вами действительно приходится выслушивать много невнятного, не относящегося к делу или не соответсвующего правилам. Не присоединяйтесь к массе этих людей. Ведите себя приветливо и спокойно. Изложите ваши надобности понятно и кратко. Имейте все документы наготове. Если в деле вашем есть затруднения и они непременно всплывут, не врите и не умалчивайте. Но не говорите фраз вроде " конечно, вы не будете оформлять без этого" - потому что с вами очень удобно согласиться. Вместо этого сообщите свою заботу в виде вопроса, как поступить в этом случае. Тогда человек по ту сторону будет настроен на то, чтобы придумать за вас, как сделать то, что вам нужно.

Никогда не уходите с ответом " мы это не делаем/ не можем сделать". Всегда узнайте, кто может разрешить этот вопрос, к кому обращаться дальше, кто имеет власть дать согласие. Распросите подробно и запишите. Иногда дело решает прием у этого верхнего чиновника. Иногда, видя, что вы настроены серьезно, а вопрос не слишком важен, разрешить проблему внезапно может этот же самый клерк.


Так или иначе, ваши бумажные проблемы будут решены со временем. Но если вы хорошо подготовитесь и будете выполнять шаг за шагом на этом пути, как неизбежную работу, отложив эмоции в сторону, то вы увидете, что результат будет достигнут хоть и не так быстро, как вам в идеале хотелось бы, но гораздо быстрее, чем вы себя запугивали.
Tags: my_articles, tehnologii_jizni
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 46 comments
Previous
← Ctrl ← Alt
Next
Ctrl → Alt →
Previous
← Ctrl ← Alt
Next
Ctrl → Alt →